1 TOEPASSINGSGEBIED

1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten voor de verhuur van conferentie-, banket- en evenementruimtes van het hotel voor het houden van evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, tentoonstellingen, presentaties, enz., evenals op alle andere diensten en leveringen die door het hotel worden verstrekt in verband met de klant.

1.2 Het onderverhuren of verder verhuren van de verstrekte kamers, ruimtes of vitrines, evenals het uitnodigen voor interviews, verkoop of soortgelijke evenementen, vereist de voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel in tekstvorm, waarbij §540, lid 1, zin 2 van het BGB wordt afgezien, voor zover de klant geen consument is.

1.3 De algemene voorwaarden van de klant zijn alleen van toepassing als ze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.

2 SLUITING VAN DE OVEREENKOMST, PARTIJEN, AANSPRAKELIJKHEID, BEPERKING

2.1 De partijen bij de overeenkomst zijn het hotel en de klant. De overeenkomst wordt gesloten wanneer het hotel het verzoek van de klant accepteert. Het hotel kan de boeking van het evenement bevestigen in tekstvorm.

2.2 Het hotel is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door haar als gevolg van schending van leven, lichaam of gezondheid. Bovendien is zij aansprakelijk voor andere schade als gevolg van opzettelijke of grove nalatige schendingen van plichten door het hotel, of van opzettelijke of nalatige schendingen van de gebruikelijke contractuele verplichtingen door het hotel. Een schending van de plicht door het hotel staat gelijk aan die van een wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde. Verdere schadeclaims, tenzij anders geregeld in clausule 9, zijn uitgesloten. Mochten er storingen of gebreken optreden in de diensten van het hotel, dan zal het hotel zich inspannen om de situatie te verhelpen zodra zij hiervan op de hoogte is of op onmiddellijke klacht van de klant. De klant is verplicht om redelijkerwijs bij te dragen aan het herstel van de storing en mogelijke schade te minimaliseren. Bovendien is de klant verplicht het hotel onverwijld op de hoogte te stellen van de mogelijkheid van buitengewoon hoge schade.

2.3 Alle aanspraken tegen het hotel verjaren in principe na een jaar vanaf het wettelijke begin van de verjaringstermijn. Dit geldt niet voor schadeclaims en andere vorderingen, voor zover deze laatste gebaseerd zijn op een opzettelijke of grove nalatige schending van plichten door het hotel.

3 DIENSTEN, PRIJZEN, BETALING, VERREKENING

3.1 Het hotel is verplicht de door de klant bestelde en door het hotel overeengekomen diensten te leveren.

3.2 De klant is verplicht de overeengekomen prijzen te betalen voor deze en andere gebruikte diensten, evenals de geldende prijzen voor de diensten van het hotel. Dit geldt ook voor diensten en uitgaven van het hotel aan derden, die rechtstreeks door de klant of via het hotel worden besteld, met name in het geval van vorderingen door auteursrechtverenigingen.

3.3 De overeengekomen prijzen zijn inclusief de op het moment van de overeenkomst geldende belastingen. Indien er een wijziging is in de wettelijke btw of de invoering, wijziging of afschaffing van lokale belastingen op het prestatieobject na het sluiten van de overeenkomst, worden de prijzen dienovereenkomstig aangepast. Dit geldt alleen als de periode tussen het sluiten van de overeenkomst en de nakoming van de overeenkomst meer dan vier maanden bedraagt. Vanwege de huidige situatie behouden wij ons het recht voor om prijswijzigingen aan te brengen.

3.4 Facturen van het hotel zonder vervaldatum dienen onmiddellijk en zonder aftrek te worden betaald bij ontvangst van de factuur. Het hotel is te allen tijde gerechtigd onmiddellijke betaling van opeisbare vorderingen van de klant te eisen. In geval van verzuim gelden de wettelijke bepalingen. Het hotel behoudt zich het recht voor om hogere schade te bewijzen.

3.5 Het hotel is bij het aangaan van de overeenkomst gerechtigd om een redelijke aanbetaling of borg te vragen van de klant, zoals een creditcardgarantie. Het bedrag van de aanbetaling en de betalingsdata kunnen schriftelijk in de overeenkomst worden overeengekomen. In geval van wanbetaling gelden de wettelijke voorschriften.

3.6 In gerechtvaardigde gevallen, zoals betalingsachterstand door de klant of een uitbreiding van de overeenkomst, is het hotel gerechtigd om een aanbetaling of borg te eisen zoals bepaald in artikel 3.5, of een verhoging van de overeengekomen aanbetaling of borg tot aan het volledige overeengekomen honorarium tot aan het begin van het evenement.

3.7 De klant kan alleen verrekenen of compenseren tegen een onbetwiste of wettelijk vastgestelde vordering van het hotel.

3.8 Forfaitaire personeelskosten vanaf 00.00 uur (basis voor de berekening is het overeengekomen aantal deelnemers):

- Voor evenementen tot 20 personen: € 65 per uur

- Voor evenementen tot 45 personen: € 130 per uur

- Voor evenementen met 46 of meer personen: € 165 per uur

- Voor evenementen met 70 of meer personen: € 185 per uur

4 ANNULERING DOOR DE KLANT (ANNULERING)

4.1 Annulering van de overeenkomst door de klant met het hotel is alleen mogelijk als een annuleringsrecht uitdrukkelijk is overeengekomen in de overeenkomst, een ander wettelijk annuleringsrecht bestaat, of als het hotel uitdrukkelijk instemt met beëindiging van de overeenkomst. De overeenkomst over het annuleringsrecht en de goedkeuring voor beëindiging van de overeenkomst moeten schriftelijk worden gemaakt.

4.2 Als er een termijn voor kosteloze annulering van de overeenkomst met het hotel is overeengekomen tussen het hotel en de klant, kan de klant de overeenkomst annuleren zonder enige betaling of schadevergoeding van het hotel te activeren tot aan de overeengekomen datum. Het recht van de klant om te annuleren vervalt als de klant zijn recht om te annuleren bij het hotel niet uitoefent vóór de overeengekomen datum.

4.3 Als er geen annuleringsrecht is overeengekomen of als dit al is verlopen, is er geen wettelijk annuleringsrecht of beëindiging. Als het hotel niet instemt met beëindiging van de overeenkomst, behoudt het hotel het recht op de overeengekomen vergoeding ondanks niet-gebruik van de dienst. Het hotel moet de inkomsten uit andere verhuringen van de kamers en de bespaarde kosten crediteren. De bespaarde kosten kunnen worden berekend op basis van de bepalingen in artikel

4.4, 4.5 en 4.6. De klant is vrij om te bewijzen dat de vordering niet is ontstaan of niet in de gevraagde omvang is ontstaan. Het hotel is ook vrij om aan te tonen dat een hogere vordering is ontstaan.

4.4 Als de klant een banketevenement annuleert (bijv. bruiloft, verjaardagsfeest of soortgelijke vieringen), naast de kamerhuur voor de geboekte evenementruimte, worden de vooraf overeengekomen voedings- en drankopbrengsten (indien een aanbod al beschikbaar is) als volgt in rekening gebracht bij annulering van het evenement:

- Annulering later dan 90 dagen voor het evenement: 50%

- Annulering later dan 30 dagen voor het evenement: 70%

- Annulering later dan 14 dagen voor het evenement: 85%

- Annulering op de dag van het evenement: 100%

Geboekte kamers worden in rekening gebracht volgens de annuleringsvoorwaarden als volgt:

- Tot 8 weken voor aanvang: geen kosten

- Tot 6 weken voor aanvang van het evenement: 60% van de geboekte diensten, daarna 85% van de geboekte diensten. Als de datum wordt doorverkocht met een gelijkwaardig evenement, wordt de annuleringskosten kwijtgescholden.

4.5 Als de klant een conferentie annuleert, naast de kamerhuur voor de geboekte evenementruimte, worden de vooraf overeengekomen voedings- en drankopbrengsten (indien een aanbod al beschikbaar is) als volgt in rekening gebracht bij annulering van het evenement:

- Tot 8 weken voor de datum: geen kosten

- Tot 6 weken voor de datum: 60% voor de geboekte diensten

- Tot 2 weken voor de datum: 80% voor de geboekte diensten.

5 ANNULERING DOOR HET HOTEL

5.1 Als is overeengekomen dat de klant de overeenkomst kosteloos kan annuleren binnen een bepaalde periode, is het hotel ook gerechtigd zich tijdens deze periode terug te trekken uit de overeenkomst indien er vragen zijn van andere klanten voor de contractueel geboekte evenementruimtes, en de klant zijn recht om te annuleren niet intrekt na een verzoek van het hotel met een redelijke deadline.

5.2 Als een aanbetaling of borg zoals bepaald in artikel 3.5 en/of artikel 3.6 niet wordt gedaan, zelfs nadat een redelijke termijn gesteld door het hotel is verstreken, is het hotel ook gerechtigd zich terug te trekken uit de overeenkomst.

5.3 Bovendien is het hotel gerechtigd om om een gegronde reden zich terug te trekken uit de overeenkomst, met name als:

- Overmacht of andere omstandigheden buiten de controle van het hotel de nakoming van de overeenkomst onmogelijk maken;

- Evenementen of kamers zijn geboekt met misleidende of valse informatie of door het verbergen van essentiële feiten;

essentieel in dit verband kan de identiteit van de klant zijn, hun betaalvermogen of het doel van hun verblijf;

Het hotel goede reden heeft om aan te nemen dat het evenement de vlotte werking van het bedrijf van het hotel, de veiligheid of de openbare reputatie van het hotel in gevaar kan brengen, zonder dat dit aan het hotel kan worden toegeschreven;

- Het doel of de oorzaak van het evenement onwettig is;

- Een schending van artikel 1.2 aanwezig is.

De gerechtvaardigde terugtrekking door het hotel geeft de klant geen recht op schadevergoeding.

6 WIJZIGINGEN IN HET AANTAL DEELNEMERS EN EVENEMENTSTIJD

6.1 Een verhoging van het aantal deelnemers met meer dan 5% moet uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van het evenement aan het hotel worden meegedeeld; hiervoor is de goedkeuring van het hotel vereist, die schriftelijk moet worden verstrekt. Het werkelijke aantal deelnemers wordt gebruikt voor facturering, maar het zal minimaal 95% bedragen van het overeengekomen hogere aantal deelnemers. Als het werkelijke aantal deelnemers lager is, heeft de klant het recht de overeengekomen prijs te verlagen met de gedocumenteerde bespaarde extra kosten als gevolg van het lagere aantal deelnemers.

6.2 Een vermindering van het aantal deelnemers met meer dan 5% moet tijdig aan het hotel worden gemeld, uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van het evenement. Het werkelijke aantal deelnemers wordt gebruikt voor facturering, maar zal minimaal 95% bedragen van het uiteindelijk overeengekomen aantal deelnemers. Paragraaf 6.1 zin 3 is dienovereenkomstig van toepassing.

6.3 Als het aantal deelnemers met meer dan 10% wordt verminderd, is het hotel gerechtigd de bevestigde kamers om te boeken, rekening houdend met eventuele verschillende kamerhuur, tenzij dit onredelijk is voor de klant.

6.4 Als de overeengekomen begintijd of eindtijd van het evenement wordt gewijzigd en het hotel akkoord gaat met deze afwijkingen, mag het hotel de extra kosten voor het leveren van diensten in rekening brengen, tenzij het hotel schuldig is.

7 Binnenbrengen van eten en drank

Over het algemeen is het de klant niet toegestaan om eten en drinken mee te nemen voor evenementen. Uitzonderingen vereisen een overeenkomst met het hotel. In deze gevallen wordt een bijdrage in rekening gebracht om de overheadkosten te dekken.

8 TECHNISCHE FACILITEITEN EN VERBINDINGEN

8.1 Als het hotel op verzoek van de klant technische en andere apparatuur van derden voor de klant aanschaft, doet zij dit in naam, namens en voor rekening van de klant. De klant is aansprakelijk voor het juiste gebruik en de juiste teruggave van deze items. De klant vrijwaart het hotel van alle vorderingen van derden die voortvloeien uit de verstrekking van deze apparatuur.

8.2 Het gebruik van de elektrische apparatuur van de klant met behulp van de stroomvoorziening van het hotel vereist de toestemming van het hotel. Storingen of schade aan de technische voorzieningen van het hotel als gevolg van het gebruik van deze apparaten zijn de verantwoordelijkheid van de klant, tenzij het hotel schuld heeft. Het hotel kan de elektriciteitskosten die worden gemaakt door het gebruik van deze apparaten op forfaitaire basis in rekening brengen.

8.3 Met toestemming van het hotel heeft de klant het recht om hun eigen telefoon, fax en gegevensoverdrachtsapparatuur te gebruiken. Het hotel kan hiervoor een aansluitingsvergoeding in rekening brengen.

8.4 Als geschikte apparatuur van het hotel ongebruikt blijft vanwege de aansluiting van de eigen apparatuur van de klant, kan een vergoeding worden gevraagd voor het verlies.

8.5 Storingen in technische of andere voorzieningen die door het hotel worden geleverd, worden zo snel mogelijk verholpen. Betalingen kunnen niet worden ingehouden of verminderd, tenzij het hotel verantwoordelijk is voor deze storingen.

9 VERLIES OF BESCHADIGING VAN MEEGEBRACHTE ITEMS

9.1 Tentoonstellingsstukken of andere persoonlijke items die worden binnengebracht, zijn voor risico van de klant in de evenementruimtes of in het hotel. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, vernietiging of schade, inclusief financiële verliezen, behalve in geval van grove nalatigheid of opzet van het hotel. Deze aansprakelijkheidsbeperking is niet van toepassing op schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien zijn gevallen waarin bewaring een typische contractuele verplichting is vanwege de omstandigheden van het individuele geval uitgesloten van deze vrijwaring van aansprakelijkheid.

9.2 Het meegebrachte decoratiemateriaal moet voldoen aan de brandveiligheidseisen. Het hotel is gerechtigd om hiervoor een officieel certificaat te verzoeken. Als dergelijke certificering niet wordt verstrekt, is het hotel gerechtigd om de reeds meegebrachte materialen op kosten van de klant te verwijderen. De plaatsing en installatie van objecten moeten worden afgestemd met het hotel om mogelijke schade te voorkomen.

9.3 Tentoonstellingsstukken of andere meegebrachte items moeten onmiddellijk na het evenement worden verwijderd. Als de klant dit niet doet, mag het hotel de items verwijderen en op kosten van de klant opslaan. Als de items in de evenementruimte blijven, mag het hotel een passende gebruikskostenvergoeding in rekening brengen voor de duur van de behouden ruimte.

10 AANSPRAKELIJKHEID VAN DE KLANT VOOR SCHADE

10.1 Als de klant een bedrijfseigenaar is, is hij aansprakelijk voor alle schade aan gebouwen of inventaris veroorzaakt door deelnemers of bezoekers van het evenement, werknemers, andere derden uit zijn omgeving of door hemzelf.

10.2 Het hotel kan de klant verzoeken een passende borg te verstrekken, zoals een creditcardgarantie.

11 SLOTBEPALINGEN

11.1 Wijzigingen en aanvullingen op de overeenkomst, de aanvaarding van een aanbieding of deze Algemene Voorwaarden dienen schriftelijk te worden gedaan. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen door de klant zijn niet effectief.

11.2 De plaats van nakoming en betaling, evenals de exclusieve plaats van jurisdictie - ook voor geschillen met cheques en wissels - is Oberheimbach bij commerciële transacties. Als een contractpartij voldoet aan de vereisten van artikel 38, lid 2, ZPO [Duits Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering] en geen algemene plaats van jurisdictie heeft in het land, wordt Oberheimbach beschouwd als de plaats van jurisdictie.

11.3 Duits recht is van toepassing. De toepassing van het VN-Verdrag inzake overeenkomsten voor de internationale verkoop van goederen en van het conflictenrecht is uitgesloten.

11.4 Als afzonderlijke bepalingen van deze Algemene Voorwaarden voor Evenementen ongeldig of nietig zijn, heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. Voor het overige zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

Bron: © Hotelvereniging Duitsland (IHA) e.V.